Conformément à la loi luxembourgeoise du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (la « Loi du 16 mai 2023 »), LUNEX a mis en place une procédure de signalement interne pour permettre aux personnes ayant acquis des informations dans un contexte professionnel sur tout acte ou omission illégal ou allant à l’encontre de l’objet ou du but des dispositions légales luxembourgeoises ou européennes directement applicables (une « Violation »), de signaler cette Violation (le(s) « Lanceur(s) d’alertes »).
Qui peut faire un signalement ?
- Les employés de LUNEX (qu’ils soient en contrat permanent, à durée définie, en temps complet ou en temps partiel) (les «Membres du personnel») ;
- les stagiaires de LUNEX ;
- les anciens employés de LUNEX et les personnes dont la relation de travail n’a pas encore commencé, dans les cas où les informations sur les violations ont été obtenues au cours du processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles ;
- les employés actuels et anciens employés des partenaires, sous-traitants et fournisseurs de LUNEX et les personnes impliquées dans des négociations précontractuelles ;
- les bénévoles ;
- les travailleurs indépendants actuels et travailleurs indépendants en contact professionnel avec LUNEX ;
- les membres de la gouvernance d’entreprise (actionnaires et membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance de LUNEX, y compris les membres non exécutifs) ;
- les facilitateurs, c’est-à-dire les personnes physiques qui assistent un lanceur d’alerte au cours de la procédure de signalement dans un contexte professionnel et dont l’assistance doit être confidentielle ;
- les tiers liés à un lanceur d’alerte et qui risquent de subir des représailles dans un contexte professionnel, tels que les collègues ou les parents d’un lanceur d’alerte ; et
- les personnes morales appartenant à un lanceur d’alerte ou pour lesquelles il travaille, ou avec lesquelles il a une relation professionnelle.
Quelles Violations peuvent être rapportées ?
Lancer une alerte consiste en la communication d’informations sur une Violation (le « Signalement ») par un Lanceur d’alerte.
Un Signalement peut avoir pour sujet, par exemple :
- les activités criminelles ;
- un risque pour la santé ou la sécurité ;
- les dommages causés à l’environnement ;
- le non-respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
- la corruption ;
- la divulgation non autorisée d’informations confidentielles ;
- un comportement qui nuit ou est susceptible de nuire à la situation financière de LUNEX, de ses sociétés affiliées, de ses succursales ou des filiales directement ou indirectement liées à LUNEX ou à ses successeurs ;
- les conflits d’intérêts ou la prise illégale d’intérêts ; ou
- la dissimulation délibérée de l’un des sujets susmentionnés.
Les infractions qui peuvent être signalées ne comprennent pas les griefs personnels liés au travail, c’est-à-dire les griefs relatifs à l’emploi ou à l’engagement actuel ou antérieur d’un Lanceur d’alerte, qui ont des implications pour lui personnellement et ne relèvent pas de la définition de la Violation. Parmi les exemples de griefs personnels liés au travail, on peut citer les litiges entre Membres du personnel et les décisions relatives à l’emploi ou à l’engagement d’un Membre du personnel, telles que les mutations, les promotions ou les mesures disciplinaires.
Comment fonctionne le Signalement interne ?
LUNEX encourage les Lanceurs d’alerte à faire un rapport sur une Violation par le biais du canal de Signalement interne de LUNEX (un(des) « Signalement(s) interne(s) ») et de le privilégier vis-à-vis des canaux de signalement externes. L’objectif est de permettre à LUNEX de prendre des mesures pour éviter que les Lanceurs d’alerte ne subissent un préjudice ou que les performances ou la réputation de LUNEX ne soient entachées.
La procédure suivante doit être suivie par le Lanceur d’alerte souhaitant faire un signalement interne, tel que sous-traité au Cabinet d’avocats Arendt & Medernach S.A. (le « Prestataire de services ») :
- le Lanceur d’alerte doit envoyer le signalement interne par écrit au Prestataire de services dès que possible après que la Violation a eu lieu ou que le lanceur d’alerte a eu connaissance de la Violation ou de la Violation potentielle, en utilisant l’une des méthodes ci-dessous :
- Par e-mail : whistleblowing@arendt.com;
- Par courrier : Arendt & Medernach S.A. c/o Whistleblowing Procedures, 41A Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg.
Le rapport peut être écrit dans l’une des langues suivantes : français, allemand, luxembourgeois et anglais.
L’un des destinataires des signalements internes enregistrera les détails du signalement interne de manière anonyme dans un dossier confidentiel à des fins de contrôle.
- Le signalement interne doit être établi par écrit et indiquer :
- la nature de la Violation ;
- l’identité de la(les) personne(s) concernée(s) ;
- la(les) date(s) et heure(s) auxquelles la Violation a été commise ou
observée ; - la durée apparente de la Violation ;
- les noms des témoins (le cas échéant) de la Violation ; et
- les mesures déjà prises (le cas échéant) pour prévenir ou faire cesser la Violation.
Des garanties sont mises en place à chaque étape de la procédure afin d’empêcher la divulgation de toute information qui pourrait conduire à l’identification d’un Lanceur d’alerte. Le canal de signalement interne de LUNEX est conçu, mis en œuvre et géré de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité de l’identité du Lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans un Signalement, et d’empêcher le personnel non autorisé d’y accéder.
Par le biais de ce canal de signalement interne, LUNEX s’engage à protéger le Lanceur d’alerte et à traiter les signalements internes conformément aux dispositions légales et aux délais prévus par la Loi du 16 mai 2023. En particulier, le Lanceur d’alerte recevra un accusé de réception de son Signalement interne dans les 7 jours ouvrables suivant la réception du Signalement interne.
Le Lanceur d’alerte recevra un retour d’information conformément à la Loi du 16 mai 2023 et dans les délais prévus par celle-ci.
Le service administratif de LUNEX est chargé de veiller à ce que le Signalement interne fasse l’objet d’un suivi approprié.
Les Lanceurs d’alertes sont encouragés à faire leur signalement par le biais du canal de rapport interne indiqué ci-dessus afin de garantir qu’il soit traité aussi rapidement et efficacement que possible. Toutefois, les Lanceurs d’alerte peuvent également signaler des informations sur les violations en utilisant les canaux et procédures visés aux articles 17 et 19 de la Loi du 16 mai 2023, après avoir signalé par le biais du canal de signalement interne ou en signalant directement par le biais des canaux de signalement externes.
Important :
Ce canal de signalement ne concerne que les Signalements internes/Lanceurs d’alerte au sens de la Loi du 16 mai 2023 et ne constitue pas un canal de communication pour d’autres plaintes diverses. Pour ce type de communication, veuillez utiliser l’adresse électronique suivante : hr@lunex.lu