Gemäß dem luxemburgischen Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (das „Gesetz vom 16. Mai 2023“), hat LUNEX ein internes Meldeverfahren eingerichtet. Dieses ermöglicht es Personen, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit Informationen über Handlungen oder Unterlassungen erlangt haben, die rechtswidrig sind oder dem Ziel oder Zweck unmittelbar geltender luxemburgischer oder europäischer Rechtsvorschriften widersprechen (ein „Verstoß“), diesen Verstoß zu melden (der/die „Whistleblower“).
Wer kann eine Meldung einreichen?
- Arbeitnehmer von LUNEX (unabhängig davon, ob sie festangestellt, befristet, Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt sind) („Mitarbeiter“);
- Auszubildende von LUNEX;
- ehemalige Mitarbeiter von LUNEX und Personen, deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat, wenn die Informationen über Verstöße während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen erlangt wurden;
- aktuelle und ehemalige Mitarbeiter von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten von LUNEX sowie Personen, die an vorvertraglichen Verhandlungen beteiligt sind;
- ehrenamtliche Mitarbeiter;
- aktuelle und ehemalige selbständige Arbeitnehmer, die mit LUNEX in Geschäftsbeziehung stehen;
- Mitglieder der Unternehmensführung (Aktionäre und Mitglieder der Verwaltungs-, Geschäfts- oder Aufsichtsorgane von LUNEX, einschließlich nicht geschäftsführender Mitglieder);
- Prozessbegleiter, d. h. natürliche Personen, die einen Whistleblower im Rahmen des Meldeverfahrens in beruflichem Kontext unterstützen und deren Hilfe vertraulich behandelt werden sollte;
- Dritte, die mit einem Whistleblower in Verbindung stehen und im beruflichen Umfeld dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind, wie z. B. Kollegen oder Verwandte eines Whistleblowers; und
- juristische Personen, zu denen ein Whistleblower gehört, oder für die er arbeitet, oder mit denen er eine berufliche Beziehung hat.
Welche Verstöße können gemeldet werden?
Whistleblowing ist die Mitteilung von Informationen über Verstöße (die „Meldung“) durch einen Whistleblower.
Eine Meldung kann sich zum Beispiel beziehen auf:
- Straftaten;
- Gesundheits- oder Sicherheitsgefahren;
- Umweltschäden;
- Nichteinhaltung von gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtungen;
- Bestechung oder Korruption;
- unbefugte Offenlegung vertraulicher Informationen;
- Verhaltensweisen, die die finanzielle Lage von LUNEX, seiner mit ihr verbundenen Unternehmen, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften, die direkt oder indirekt mit LUNEX oder seinen Nachfolgeunternehmen verbunden sind, beeinträchtigen oder schädigen könnten;
- Interessenkonflikte oder unrechtmäßige Wahrnehmung von Interessen; oder
- das vorsätzliche Verschweigen eines der oben genannten Punkte.
Verstöße, die gemeldet werden können, umfassen keine arbeitnehmerbezogenen persönlichen Beschwerden, d. h. Beschwerden im Zusammenhang mit dem derzeitigen oder früheren Arbeitsverhältnis eines Whistleblowers, die persönliche Auswirkungen auf ihn persönlich haben und nicht unter die Definition eines Verstoßes fallen. Beispiele für arbeitnehmerbezogene persönliche Beschwerden sind Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Entscheidungen, die das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters betreffen, wie Versetzung, Beförderung oder Disziplinarmaßnahmen.
Wie erstellt man einen internen Bericht?
LUNEX ermutigt Whistleblower dazu, eine Meldung über einen Verstoß über den internen Meldekanal von LUNEX (eine „Interne Meldung“) zu erstatten und dies vor der Meldung über externe Meldekanäle zu tun. Ziel ist es, LUNEX in die Lage zu versetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden für Whistleblower zu verhindern oder Beeinträchtigungen der Leistungsfähigkeit oder des Rufs von LUNEX zu verhindern.
Ein Whistleblower, der eine interne Meldung einreichen möchte, muss folgendes Vorgehen befolgen, das an die Rechtsanwaltskanzlei Arendt & Medernach S.A. (der „Dienstleister“) ausgelagert ist:
Der Whistleblower sollte den internen Bericht schriftlich an den Dienstleister senden, sobald wie möglich nachdem der Verstoß aufgetreten ist oder der Whistleblower von dem Verstoß oder möglichen Verstoß erfahren hat, unter Verwendung einer der folgenden Methoden:
per E-Mail: lunex.whistleblowing@arendt.com;
per Post: Arendt & Medernach S.A. c/o Whistleblowing Procedures, 41A Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg.
Die Meldung kann in einer der folgenden Sprachen erfolgen: Französisch, Deutsch, Luxemburgisch und Englisch
Einer der Empfänger interner Meldungen wird die Details der internen Meldung anonym in einer vertraulichen Datei zu Überwachungszwecken festhalten.
Die interne Meldung sollte schriftlich erfolgen und Folgendes enthalten:
die Art des Verstoßes;
die Identität der betroffenen Person(en);
Datum und Uhrzeit der Begehung oder Beobachtung des Verstoßes;
die scheinbare Dauer des Verstoßes;
die Namen von Zeugen (falls vorhanden) des Verstoßes;
und die bereits ergriffenen Maßnahmen (falls vorhanden), um den Verstoß zu verhindern oder zu beenden.
In jeder Phase des Verfahrens werden Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die Offenlegung von Informationen zu verhindern, die zur Identifizierung eines Whistleblowers führen könnten. Der interne Meldekanal von LUNEX ist so konzipiert, implementiert und verwaltet, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und Dritter, die in einer Meldung erwähnt werden, gewährleistet ist und unbefugte Mitarbeiter keinen Zugriff darauf haben.
Durch diesen internen Meldekanal verpflichtet sich LUNEX, den Whistleblower zu schützen und interne Berichte gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Fristen des Gesetzes vom 16. Mai 2023 zu behandeln. Insbesondere wird der Whistleblower innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Eingang des internen Berichts eine Empfangsbestätigung seines internen Berichts erhalten.
Der Whistleblower erhält eine Rückmeldung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes vom 16. Mai 2023 und innerhalb der vorgeschriebenen Frist.
Die Verwaltungsabteilung von LUNEX ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die interne Meldung ordnungsgemäß bearbeitet wird.
Whistleblower werden ermutigt, den oben genannten internen Meldekanal zu nutzen, um sicherzustellen, dass die interne Meldung so schnell und effizient wie möglich bearbeitet wird. Allerdings können Whistleblower Informationen über Verstöße auch über die in den Artikeln 17 und 19 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 vorgesehenen Kanäle und Verfahren melden, nachdem sie den internen Meldekanal berichtet haben oder indem sie direkt über externe Meldekanäle berichten
Wichtig:
Dieser Meldekanal betrifft nur interne Meldungen/Whistleblower im Sinne des Gesetzes vom 16. Mai 2023 und stellt keinen Kommunikationskanal für sonstige Beschwerden dar. Für diese Art von Mitteilungen verwenden Sie bitte folgende E-Mail-Adresse: hr@lunex.lu